3 petits conseils pour gagner en productivité et libérer son esprit

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Je vois souvent des personnes très occupées, occupées à travailler, occupées à être occupées, occupées à ne rien faire … Beaucoup se plaignent d’être débordées, de ne plus savoir comment faire pour s’en sortir, de plus savoir comment finir leurs taches en temps et en heure…Et bien entendu, la question que l’on me pose souvent c’est comment j’arrive à rester “zen” devant une telle masse de travail. Non ce n’est parceque je suis martiniquais, bien connus pour être “cool” en toute circonstance (bonjour les stéréotypes) mais parceque grâce à des conseils extérieurs (amis, livres, blogs) et en m’instaurant une certaine discipline, j’arrive à concrétiser mes projets en temps et en heure. Je trouve le temps de me consacrer à mes loisirs et à mes amis, tout en accomplissant mes taches.
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Je vais donc partager avec vous mes 3 méthodes pour m’organiser simplement et garder l’esprit libre en sachant que mes tâches seront bien faites, et les délais respectés. Cela s’applique aussi bien dans les études que dans la vie de tous les jours.

Conseil n° 1 : Gérer vos priorités
Le plus important pour atteindre ses objectifs est la gestion des priorités. Ma plus grande difficulté ainsi que celle de beaucoup de personnes est le divertissement. Nous avons tendances à placer les divertissements en priorité n°1. Qui ne s’est jamais dis : “bon encore un épisode de Desperate Housewife et je me mets au boulot ” ? ou encore : “dernière partie de PES et j’entame mon rapport de stage” ? En voilà de mauvaises habitudes que même moi j’ai du mal à éliminer. Et biensur cela entraîne la procrastination (ou l’art de tout remettre au lendemain).
Gardez à l’esprit la loi de Pareto 80/20 : cherchez les 20% de taches qui vous apporteront 80% de résultat.
Alors comment gérer nos priorités ? Il suffit d’utiliser la matrice des priorités :
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Placez vos tâches les plus importantes de la semaine (ou du jour selon la situation) à venir dans cette matrice et vous pourrez alors commencer à planifier en suivant la méthode de mon 2ème conseil.

Conseil n° 2 : S’organiser efficacement
Dans un premier temps, établissez vos 3 objectifs les plus importants pour la semaine à venir. A partir de ces objectifs établissez donc les tâches les plus importantes pour y arriver.
Chaque jour, définissez vos 3 taches les plus importantes à accomplir dans la journée, ça peut peut être les tâches relatives à vos objectifs ou d’autres tâches. Vous pourrez donc avoir accès à vos priorités dès que vous le souhaitez. En les notant, vous pourrez alléger votre esprit.

Pour s’organiser efficacement, je vous conseil la méthode GTD. Cependant cette méthode est assez complexe et difficile à mettre en place. Voici donc un graphique simplifié qui vous aidera à mieux la comprendre :
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Après utilisez là comme cela vous convient, l’essentiel est d’instaurer un système adapté à vous.

Quelles sont alors les outils pour les lister vos taches et les planifier ?
Pour ceux qui préfèrent écrire à la main, rien de mieux qu’un bon vieux notebook + agenda (Moleskine ou autre)

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Pour les “geeks” plus orientés vers les outils high tech :
  • Google todo + google agenda que je recommande fortement
  • Application de todo list sur smartphone
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Personnellement j’utilise:

  • Un carnet moleskine pour noter toutes mes idées et ce qui me passe par la tête.
  • Todo sur iphone et ipad pour gérer ma liste de tâche et mes projets (l’application est synchronisée en ligne)
  • Google Agenda pour la planification
Conseil n°3 : Passer plus de temps à agir qu’à planifier
Tout ça c’est bien beau, mais il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège où vous passerez plus de temps à planifier qu’à réellement agir.
Il y a beaucoup d’outils pratiques pour vous organiser mais je vous conseille fortement de n’utiliser que 1 ou 2 outils maximum. Tout simplement parcque vous finirez par passer plus de temps à chercher à vous organiser et retrouver vos taches sur les différents supports, qu’à agir réellement.
Le plus important est de COMMENCER ! Commencer vous permettra d\’enchaîner plus facilement sur la suite. Une astuce consiste à commencer par ce que vous aimez le plus : vous devez commencer votre mémoire et vous devez préparer une présentation pour demain, si powerpointer (ou keynoter pour les pro mac) vous plaît plus que rédiger votre mémoire, commencez alors par la présentation. En faisant ce que vous aimez vous gagnerez en motivation pour la suite.

Pour finir, beaucoup critique le multi-tasking. D’autres débattent sur les différences de capacité entre l’homme et la femme à faire plusieurs choses à la fois. Alors multi-taches or not multi-taches ?

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Selon moi chacun a sa façon de travailler, certains doivent se concentrer au maximum sur une chose à la fois, d’autres arrivent à regarder la TV, écouter de la musique, surfer sur Facebook tout en rédigeant leurs travaux en même temps. Je ne dirai pas que le multi-taches est bon ou mauvais, juste que ça dépend de vos habitudes et de l’attention que demande les actions que vous effectuez en même temps.
Pour plus de productivité, le meilleur conseil pour effectuer une tache demandant une grande concentration est de travailler pendant 45 minutes sans aucune distraction (pas de coup de fil, pas d’internet, pas de TV …) et de faire une pose de 15 minutes. En répétant ce cycle vous parviendrez à de meilleurs résultats.

Une autre question, vaut-il mieux s’y prendre à la dernière minute ou à l’avance ? Des études ont démontré que lorsque nous travaillons sous la pression nous avons tendances à être plus efficaces. Si votre boss vous demande un rapport pour demain matin, vous aurez tendances à vous y mettre rapidement et focaliser sur l’essentiel (règle de Pareto). Si en revanche il vous demande le même rapport pour dans une semaine, vous passerez certainement plus de temps dessus pour peut être le même résultat ou un résultat moins bon. Donc comment gérer cela ?
Il suffit de se fixer des deadlines. Au lieu d’attendre la dernière minute et bacler le travail, fixez vous des deadlines pour les taches ou sous-taches afin d’être productifs durant ces courtes périodes, vous focaliserez alors davantages sur l’essentiel et ferez un travail de meilleur qualité.

Voici donc les astuces à retenir pour booster votre productivité :

  • Définissez vos priorités
  • Etablissez vos 3 taches les plus importantes chaque semaine et chaque jour
  • Trouvez l’outils qui vous convient le mieux pour les gérer
  • Appliquez la méthode GTD à votre façon
  • Commencez, agissez !
  • Concentrez vous pendant 45min et faites des pauses de 15min
  • Fixez des deadlines
En appliquant ces conseils, vous arriverez donc à mieux vous organiser au quotidient, et surtout à alléger votre esprit en gardant sachant concrètement ce que vous devez accomplir et quand. Vous pourrez alors consacrer plus de temps à vos activités favorites et à vos proches. Et vous ? comment arrivez vous à vous organiser ?
Retrouvez davantage de conseils dans mon guide gratuit à venir sur “les 7 étapes pour booster votre capacité à réussir”. Pour le recevoir c’est très simple, indiquez moi vos prénom et email afin que je puisse vous l’envoyer dès sa sortie avant fin 2010 :

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3 réflexions sur “3 petits conseils pour gagner en productivité et libérer son esprit”

  1. Monalisa lebonheurpourlesnuls

    Que du bon sens : je plussoie ces 3 conseils !

    J’en rajouterai bien un autre : faire une seule chose à la fois. On est plus efficace, plus concentré et on prend plus de plaisir à ce que l’on fait. Et Bye bye le travail en mode « multitâche » : ça ne fonctionne pas si on veut gagner en productivité.

    Répondre
  2. Ali Julien

    C’est à peu près mon organisation, je veille à réaliser de trois à cinq activités constructives par jour tout en accordant régulièrement des pauses qui permettent de faire le point…
    Bon article qui résume très bien l’essentiel de la planification/productivité. A relire.

    Répondre
  3. CHALLANT

    Retrouvez davantage de conseils dans mon guide gratuit à venir sur “les 7 étapes pour booster votre capacité à réussir”. Pour le recevoir c’est très simple, indiquez moi vos prénom et email afin que je puisse vous l’envoyer »

    Merci d’avance pour cet envoi

    Répondre

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